ระบบ ERP คืออะไร: อาการที่เจ้าของธุรกิจมักเจอก่อนจะรู้ว่าต้องมีระบบนี้

สิ้นเดือน เจ้าของธุรกิจนั่งรอยอดขายจากทีมงานสามคน ฝ่ายขายส่งไฟล์สรุปมาทาง LINE ฝ่ายคลังส่งสเปรดชีตของตัวเอง ส่วนบัญชีส่งตัวเลขที่ไม่ตรงกับทั้งสองไฟล์ ไม่มีใครทำผิด ทุกคนกรอกถูกตามที่ตัวเองเห็น แต่ตัวเลขสามชุดไม่เท่ากัน และคนที่ต้องตัดสินใจเรื่องสั่งของเดือนหน้าคือเจ้าของ

ถ้าฉากนี้คุ้นตา คุณอาจกำลังมองหา "ระบบอะไรสักอย่างที่ช่วยจัดการทั้งหมด" โดยยังไม่รู้ว่าสิ่งนั้นมีชื่อเรียกอยู่แล้ว ชื่อนั้นคือ ERP บทความนี้เขียนจากมุมของคนที่ต้องอยู่กับระบบหลังเปิดใช้งาน เราจะเริ่มจากอาการหน้างานก่อน แล้วค่อยบอกว่าอาการไหนตรงกับส่วนไหนของ ERP และเมื่อไรที่คุณยังไม่ต้องมี

ระบบ ERP คืออะไร

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือซอฟต์แวร์ที่ใช้บริหารทรัพยากรของธุรกิจ เช่น สินค้า เงิน และคำสั่งซื้อ ไว้ในที่เดียว Eurostat หน่วยงานสถิติของสหภาพยุโรป จัด ERP เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชัน e-business ที่ใช้จัดการทรัพยากรขององค์กร ตามที่อธิบายไว้ใน ข่าวเผยแพร่ของ Eurostat

นิยามสั้นแบบนี้ยังฟังเป็นนามธรรม เราจึงอธิบายด้วยสิ่งที่เห็นในงานประจำวัน ใน ERP ข้อมูลที่ทุกฝ่ายใช้ร่วมกัน เช่น รายชื่อลูกค้า รายการสินค้า และยอดคงเหลือ ถูกเก็บเป็นชุดเดียว ฝ่ายขายเปิดใบสั่งซื้อ ฝ่ายคลังตัดสต็อกจากใบสั่งซื้อใบเดียวกัน บัญชีเห็นยอดจากรายการเดียวกัน ไม่มีใครต้องพิมพ์ตัวเลขเดิมซ้ำเพื่อให้อีกฝ่ายเห็น

ลองดูใบสั่งซื้อหนึ่งใบเป็นตัวอย่าง ถ้าไม่มีระบบกลาง ฝ่ายขายรับออเดอร์ทางโทรศัพท์แล้วจดลงไฟล์ของตัวเอง ส่งข้อความไปบอกคลังให้เตรียมของ คลังหักยอดในสเปรดชีตของคลัง แล้วบัญชีรอใบกำกับมาคีย์อีกรอบ ตัวเลขเดียวกันถูกพิมพ์สามครั้งโดยสามคน โอกาสที่หนึ่งในสามครั้งจะพิมพ์ผิดหรือลืมจึงมีอยู่เสมอ

ถ้าอยู่ในระบบเดียวกัน ฝ่ายขายเปิดใบสั่งซื้อครั้งเดียว คลังเห็นรายการที่ต้องเตรียมจากใบนั้น ยอดคงเหลือลดลงตามจังหวะที่ตั้งค่าไว้ และบัญชีเห็นรายการเดียวกันเป็นยอดที่ต้องเรียกเก็บ ขั้นตอนที่แน่ชัดขึ้นกับระบบและการตั้งค่า แต่หลักเดียวกันคือ แต่ละฝ่ายยังทำงานของตัวเอง ต่างกันตรงที่ไม่มีใครต้องพิมพ์ข้อมูลที่อีกฝ่ายพิมพ์ไปแล้ว

ข้อควรรู้คือ ERP เป็นชื่อของประเภทระบบ ไม่ใช่ชื่อสินค้าชิ้นเดียว ระบบสองตัวที่เรียกตัวเองว่า ERP อาจครอบคลุมงานคนละขอบเขต ตัวหนึ่งเริ่มจากบัญชีและสต็อก อีกตัวเริ่มจากการผลิต เราจึงแนะนำให้ใช้รายการงานที่คุณอยากให้ระบบทำเป็นเกณฑ์เทียบ ไม่ใช่ใช้ชื่อ ERP เป็นเกณฑ์

อาการที่เจ้าของเจอ ก่อนจะรู้ว่าสิ่งที่ต้องการชื่อ ERP

ไม่มีใครตื่นมาแล้วอยากได้ ERP คนส่วนใหญ่เริ่มจากความหงุดหงิดกับเรื่องเล็ก ๆ ที่เกิดซ้ำ อาการที่เรามักได้ยินมีสี่แบบ และแต่ละแบบตรงกับงานที่ ERP ออกแบบมาทำ

ตัวเลขเดียวกันอยู่หลายที่ และไม่เท่ากัน

ยอดคงเหลือของสินค้าตัวเดียวกันอยู่ในไฟล์ของคลัง ในใบเสนอราคาของฝ่ายขาย และในความจำของคนที่เดินดูชั้นวาง ทุกที่ถูกในเวลาที่กรอก แต่ผ่านไปครึ่งวันก็ไม่ตรงกันแล้ว งานที่ ERP ทำให้คือเก็บยอดนี้ไว้ที่เดียว และให้ทุกคนอ่านจากที่เดียวกัน

งานติดอยู่ที่คนคนเดียว

ราคาพิเศษของลูกค้ารายนี้ ใครสั่งของล็อตไหนไว้ ใบเสร็จใบนั้นอยู่ที่ไหน คำตอบเหล่านี้อยู่ในความจำของพนักงานหนึ่งคน วันที่เขาลา งานหยุดรอ วันที่เขาลาออก ความรู้ก้อนนั้นไปด้วย ระบบที่เก็บข้อมูลและขั้นตอนไว้ตรงกลาง ช่วยย้ายความรู้จากหัวคนมาเป็นบันทึกที่คนถัดไปอ่านได้

คำถามง่าย ๆ ที่ตอบไม่ได้ทันที

ลูกค้ารายนี้ค้างชำระเท่าไร สินค้าตัวนี้เหลือพอส่งสัปดาห์หน้าไหม คำถามแบบนี้ควรตอบได้ในไม่กี่นาที ถ้าต้องโทรถามสามคนแล้วรวมไฟล์ก่อน แปลว่าข้อมูลกระจายเกินกว่าที่คนจะรวมด้วยมือได้ทัน

ธุรกิจโตเร็วกว่าวิธีทำงานเดิม

วิธีทำงานที่พอดีตอนมีลูกค้าไม่กี่ราย เริ่มรับไม่ไหวเมื่อมีหลายสาขา หลายคลัง หรือหลายช่องทางขาย ทุกช่องทางที่เพิ่มเข้ามาคือไฟล์อีกชุดที่ต้องตามให้ตรงกับชุดอื่น

อาการเหล่านี้ไม่ได้บอกว่าคุณต้องซื้อ ERP

มันบอกว่าปัญหาอยู่ที่ข้อมูลกระจาย ไม่ได้อยู่ที่คนทำงานไม่เก่ง และนั่นคือจุดที่ควรเริ่มคุย

ส่วนไหนของ ERP ตอบอาการไหน

ERP ที่ขายในท้องตลาดมักแบ่งเป็นส่วนย่อยตามงาน ชื่อและขอบเขตของแต่ละส่วนต่างกันไปตามผลิตภัณฑ์ เราจึงขอเรียกด้วยชื่องานทั่วไป เพื่อให้เห็นภาพว่าอาการแต่ละแบบโยงกับส่วนไหน

ยอดคงเหลือที่ไม่ตรงกันโยงกับส่วนจัดการสต็อก ซึ่งเก็บรายการสินค้า ที่เก็บ และการเคลื่อนไหวเข้าออก ลูกค้าที่ค้างชำระโยงกับส่วนบัญชีลูกหนี้ ซึ่งผูกใบแจ้งหนี้เข้ากับการรับชำระ ราคาพิเศษที่อยู่ในความจำของคนเดียวโยงกับข้อมูลลูกค้าและรายการราคา ส่วนปัญหาที่เกิดจากการเพิ่มสาขาโยงกับการให้หลายคนทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันพร้อมกัน โดยกำหนดได้ว่าใครเห็นหรือแก้อะไรได้

การโยงแบบนี้ช่วยให้คุณคุยกับผู้ขายด้วยภาษางานของคุณเอง แทนการฟังรายชื่อโมดูลที่ยาวโดยไม่รู้ว่าข้อไหนเกี่ยวกับตัวเอง ถ้าผู้ขายตอบอาการของคุณด้วยรายการฟีเจอร์ที่ไม่ได้อธิบายว่ามันแก้อาการนั้นอย่างไร นั่นเป็นสัญญาณให้ถามซ้ำ

ใครใช้ ERP กันอยู่แล้วบ้าง

ในสหภาพยุโรป ปี 2023 Eurostat รายงานว่าบริษัทขนาดเล็กใช้ ERP 38% ส่วนบริษัทขนาดใหญ่ใช้ 86% (ข้อมูลชุด isoc_eb_iip เผยแพร่เมื่อ 16 พฤษภาคม 2024 ที่มา: Eurostat) ขนาดของบริษัทในตัวเลขนี้เป็นไปตามนิยามของ Eurostat ซึ่งไม่ตรงกับนิยาม SME ของไทย

ตัวเลขนี้เป็นของยุโรป ไม่ใช่ของไทย เราค้นสัดส่วนธุรกิจไทยที่ใช้ ERP จากแหล่งทางการที่เปิดตรวจสอบได้แล้วแต่ไม่พบ จึงไม่ใส่ตัวเลขของไทยในบทความนี้ สิ่งที่ตัวเลขยุโรปบอกได้มีอย่างเดียว คือยิ่งบริษัทใหญ่ ยิ่งมักมีระบบกลาง ส่วนบริษัทขนาดเล็กในชุดข้อมูลนี้ส่วนใหญ่ยังไม่ใช้ ERP การยังไม่มี ERP จึงไม่ใช่เรื่องผิดปกติ

ข้อจำกัดที่ต้องบอกตรง ๆ

ถ้าธุรกิจของคุณมีคนทำงานไม่กี่คน มีงานหลักเรื่องเดียว และสเปรดชีตที่ทุกคนเปิดดูตรงกันยังใช้ได้ การมี ERP อาจไม่คุ้ม คำแนะนำของเราในกรณีนั้นคือเก็บสเปรดชีตไว้ แล้วตกลงกติกาให้ชัดว่าใครแก้ไฟล์ไหนได้ เพราะระบบที่ใหญ่เกินงานจริงจะกลายเป็นงานที่ต้องดูแลทุกเดือน

อีกเรื่องที่ควรรู้ก่อนไปไกลกว่านี้คือ โครงการ ERP เกินงบได้จริง รายงานปี 2017 ของ Panorama Consulting บริษัทที่ปรึกษาด้าน ERP ระบุว่า 74% ของผู้ตอบ 342 ราย ซึ่งเก็บข้อมูลระหว่างมีนาคม 2016 ถึงกุมภาพันธ์ 2017 บอกว่าโครงการของตนเกินงบเดิม (รายงาน Panorama ปี 2017) ส่วนข่าวเผยแพร่รายงานปี 2026 ของบริษัทเดียวกัน ระบุเพียงว่ามากกว่าหนึ่งในสี่ขององค์กรเกินงบ ซึ่งต่างจาก 74% มาก หน้าข่าวไม่ระบุจำนวนผู้ตอบและช่วงเวลาเก็บข้อมูล เราจึงอธิบายส่วนต่างนี้ไม่ได้

ตัวเลขทั้งสองชุดมาจากแบบสอบถามที่ผู้ตอบรายงานเอง ไม่ได้สุ่มสำรวจทั้งตลาด และเราไม่พบข้อมูลว่าผู้ตอบมาจากประเทศใด เราจึงอ่านมันเป็นคำเตือนว่าควรคุยเรื่องงบและขอบเขตงานให้ชัดก่อนเซ็น ไม่อ่านเป็นอัตราจริงของตลาด

สิ่งที่ ERP ไม่ได้แก้ให้

ระบบกลางทำให้ข้อมูลอยู่ที่เดียว แต่ไม่ได้ทำให้ข้อมูลนั้นถูกต้องขึ้นเอง ถ้ารายชื่อลูกค้าในไฟล์เดิมมีรายการซ้ำ สะกดชื่อไม่เหมือนกัน หรือมีสินค้าที่ไม่มีใครรู้ว่ายังขายอยู่หรือเปล่า ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกย้ายเข้าระบบใหม่ไปด้วย งานทำความสะอาดข้อมูลจึงเป็นงานของธุรกิจที่ต้องมีคนรับผิดชอบ

อีกเรื่องคือคำนิยามที่แต่ละฝ่ายใช้ไม่ตรงกัน ถ้าฝ่ายขายนับ "ยอดขาย" ตอนปิดดีล ส่วนบัญชีนับตอนออกใบกำกับ ระบบจะบังคับให้ธุรกิจตัดสินใจว่าจะใช้นิยามไหน บางคนมองว่านี่คือข้อเสียของระบบ เรามองว่าเป็นการเปิดความไม่ตรงกันที่ซ่อนอยู่ในไฟล์คนละชุดให้เห็น ซึ่งเจ็บในช่วงแรกแต่ดีกว่าไม่รู้

สุดท้ายคือคน ระบบที่ไม่มีใครใช้ต่อให้ดีแค่ไหนก็ไม่ช่วยอะไร ถ้าพนักงานยังจดลงสมุดและไฟล์ของตัวเองควบคู่ไปด้วย ข้อมูลในระบบจะล้าหลังความจริง และคนจะกลับไปเชื่อไฟล์เดิม คนที่ต้องใช้ระบบทุกวันจึงควรมีส่วนร่วมตั้งแต่ตอนกำหนดว่าระบบต้องทำอะไร

คนที่ควรอยู่ในห้องตอนคุยครั้งแรก

เจ้าของธุรกิจมักเป็นคนเริ่มเรื่องนี้ แต่ไม่ควรเป็นคนเดียวที่อยู่ในห้อง เชิญคนที่พิมพ์ข้อมูลเข้าไฟล์ทุกวัน คนที่รวมตัวเลขสิ้นเดือน และคนที่ดูแลบัญชี เพราะพวกเขารู้ว่าข้อมูลตัวไหนมักผิด และขั้นตอนไหนที่ทำตามเอกสารไม่ได้ในทางปฏิบัติ

ถ้าธุรกิจมีคนดูแล IT อยู่แล้ว ให้เชิญเข้ามาด้วย แต่ให้ถามเขาเรื่องการเชื่อมต่อกับระบบที่ใช้อยู่และเรื่องสิทธิ์เข้าถึง ส่วนเรื่องว่าธุรกิจต้องการอะไร เจ้าของงานเป็นคนที่รู้ดีที่สุด

สิ่งที่ทำได้ก่อนคุยกับผู้ขายระบบ

ก่อนเปิดดูผลิตภัณฑ์ใด ให้เขียนสามเรื่องนี้ลงกระดาษแผ่นเดียว

• ข้อมูลที่ถูกพิมพ์ซ้ำมากกว่าหนึ่งที่ พร้อมชื่อคนที่เป็นเจ้าของตัวเลขนั้น

• งานที่จะหยุดทันทีถ้าพนักงานคนใดคนหนึ่งหายไปหนึ่งสัปดาห์

• คำถามที่คุณอยากตอบได้ในไม่กี่นาที แต่ตอนนี้ต้องรวมไฟล์จากหลายคนก่อน

กระดาษแผ่นนี้ทำหน้าที่แทนเกณฑ์เลือกของคุณเอง ผู้ขายแต่ละรายจะเสนอสิ่งที่ตัวเองถนัดก่อน ถ้าคุณมีรายการงานของตัวเอง คุณจะถามได้ว่าระบบตัวนี้ตอบข้อไหนได้ และข้อไหนยังไม่ได้

ตอนนัดดูระบบ ให้วางกระดาษแผ่นนี้บนโต๊ะ แล้วขอให้ผู้ขายสาธิตด้วยโจทย์จากกระดาษ แทนการสาธิตชุดมาตรฐานของเขา โจทย์ที่ผู้ขายตอบได้ทันทีกับโจทย์ที่ต้องอธิบายยาว จะบอกคุณว่าระบบนั้นเข้ากับธุรกิจของคุณแค่ไหน

เมื่อเริ่มคุยแล้ว ให้ถามเรื่องสิทธิ์ในข้อมูลก่อนเรื่องฟีเจอร์ ข้อมูลของธุรกิจควรส่งออกในรูปแบบที่เปิดอ่านเองได้ และบัญชีผู้ดูแลระบบควรอยู่ในนามธุรกิจของคุณ เรื่องนี้เราเขียนไว้ละเอียดในบทความเรื่องเงื่อนไขใน TOR และบทความเรื่องสิทธิ์เข้าถึงบัญชี Cloud เมื่อทีมพัฒนาเปลี่ยนมือ ส่วนการตรวจว่าผู้พัฒนาจะยังอยู่ดูแลต่อในปีที่สามหรือไม่ อยู่ในบทความเรื่องความเสี่ยงที่ vendor จะหายไป และถ้ามีข้อมูลเดิมที่ต้องย้ายเข้าระบบใหม่ ควรอ่านบทความเรื่อง validate และ cutover ก่อนวางแผน

ข้อโต้แย้งที่ได้ยินบ่อย

ข้อโต้แย้งที่ได้ยินบ่อยที่สุดคือ Excel กับ LINE ก็ใช้มาหลายปีแล้ว ทำไมต้องเปลี่ยน คำถามนี้ถูกต้อง และคำตอบไม่ใช่ว่าวิธีเดิมผิด Excel ทำงานได้ดีเมื่อคนที่แก้ไฟล์มีไม่กี่คนและรู้กติกาตรงกัน ปัญหาเริ่มตอนที่สองคนแก้ข้อมูลเดียวกันคนละไฟล์

คนที่ดูแลวิธีทำงานเดิมมาตลอด มักเป็นคนที่เข้าใจธุรกิจนี้ดีที่สุด พวกเขาควรเป็นคนบอกว่าระบบใหม่ต้องทำอะไร เมื่อถึงวันเปิดใช้ ทีมภายในคือคนที่ต้องใช้ระบบทุกวัน และต้องรับช่วงต่อเมื่อผู้ขายกลับไปแล้ว

สรุป

ถ้าจะหยิบไปใช้อย่างเดียวจากบทความนี้ ให้เขียนรายการข้อมูลที่ถูกพิมพ์ซ้ำหลายที่ก่อนจะค้นคำว่า ERP รายการนั้นคือโจทย์ที่ผู้ขายทุกรายต้องตอบ และเป็นสิ่งที่บอกคุณเองว่าตอนนี้ยังต้องมีระบบหรือยัง

หากต้องการคุยรายละเอียดของโครงการ ติดต่อเราได้ที่ 088-983-9386 หรืออีเมล [email protected] สำนักงานของเราอยู่ที่บางกะปิ กรุงเทพฯ สำหรับองค์กรที่ยังอยู่ระหว่างร่างขอบเขตงาน เรายินดีนัดคุยเพื่อทำความเข้าใจโจทย์ก่อน โดยยังไม่ต้องมีเอกสารครบ และหากคุยแล้วพบว่าโจทย์ยังไม่ถึงเวลาต้องพัฒนาระบบใหม่ เราจะบอกตรง ๆ เพราะการเริ่มโครงการผิดจังหวะ มีต้นทุนสูงกว่าการรออีกหนึ่งไตรมาส